Você já gastou horas preparando relatórios detalhados para uma reunião do Conselho de Administração, para, depois, serem analisados e descartados? Nós também! Então resolvemos apresentar, neste artigo, dicas relevantes e práticas que o auxiliarão na boa condução de suas reuniões.
Relatórios para o Conselho de Administração
Conheça o perfil dos Conselheiros de Administração
A maioria dos Conselheiros possui uma grande variedade de habilidades e conhecimentos necessários para uma organização. No entanto, isso não significa que eles possuam uma vasta experiência financeira ou contábil, o que pode dificultar a compreensão das informações financeiras apresentadas durante a reunião.
Ao tomar conhecimento dos membros participantes do seu conselho de administração, é possível aprimorar a sua comunicação. Ao invés de apresentar planilhas, você pode apresentar slides para tornar as apresentações mais claras e, conforme as preferências dos conselheiros, fornecer material impresso com antecedência para poderem anotar suas dúvidas e, ao assistirem à sua apresentação, esclarecer as dúvidas que já foram levantadas anteriormente.
Uma imagem vale mais do que 1000 palavras
Lembre-se de que os elementos visuais, tais como dashboard ou gráficos, frequentemente são mais fáceis de serem compreendidos do que as colunas de números e podem fornecer mais informações sobre tendências. Um painel ou um resumo de uma ou duas páginas com os principais indicadores pode ser mais adequado.
Quais são os indicadores que deverão ser incluídos em um Dashboard? Previamente, a administração da empresa deve trabalhar em conjunto com o conselho de administração para selecionar os indicadores mais adequados. Em geral, devem ser apresentados poucos, mas relevantes indicadores que demonstrem o desempenho da organização em áreas críticas. Informação esta que o conselho de administração pode usar para determinar se a organização está em um bom caminho ou se deve tomar medidas corretivas. Como exemplo, podemos citar a evolução da margem Ebitda, a taxa interna de retorno, a necessidade de capital de giro, o market share, dentre outros. Assim como ocorre com os relatórios financeiros, é necessário incluir os parâmetros de referência das informações para contextualização.
Ser um Conselheiro não quer dizer que ele domina profundamente todos os conceitos de gestão
Ao definir e contratar um novo Conselheiro, é crucial que a empresa realize um processo de integração deste novo membro do conselho, de modo que ele compreenda as características da organização, tais como as suas estratégias, finanças, processos produtivos, relatórios financeiros e pontos críticos da organização que necessitam de melhorias.
Não complique simplifique
Esta é uma regra antiga, mas bastante eficaz. Manter as coisas simples facilita a vida de todos. Relatórios curtos e de fácil compreensão, tais como gráficos simplificados e tabelas reduzidas, são os mais adequados.
Se um membro do conselho precisar de mais informações, ele solicitará. Na maioria das vezes, percebemos que os membros do conselho estão interessados em saber:
Onde e por que o desempenho está mudando.
Tendências de longo prazo, fornecidas em formatos ano a ano.
Um sumário executivo das informações recebidas.
O Sumário Executivo
Sempre elabore um sumário executivo. Mesmo que os membros do conselho não olhem para mais nada, é provável que leiam esta declaração resumida de desempenho. Neste relatório deve-se colocar no mínimo:
Evolução das vendas, evolução da lucratividade, endividamento, variação do capital de giro, investimentos, perdas e outras informações que consigam passar um panorama geral da empresa em relação ao seu desempenho interno e externo.
O que não pode faltar
No mínimo, mensal ou trimestralmente, o conselho de administração precisa ter acesso às seguintes informações financeiras:
— Balanço Patrimonial;
— Demonstração de Resultados;
— Demonstração de fluxo de caixa;
— Resultados reais comparados ao orçamento;
— Números operacionais (por exemplo, custo por unidade de serviço, vendas, informações de RH) etc.
Essas informações auxiliarão os membros do conselho a avaliar as decisões e a direção da organização eficazmente. Quando envolvidos no planejamento, os membros do conselho também podem precisar de análises de tendências, informações sobre o ambiente externo e seu impacto sobre a organização, projeções financeiras e vários cenários orçamentários. Projetos de capital ou novos projetos em análise podem requerer projeções e análises em separado.
Organize as informações
Alguns membros do conselho consideram mais simples analisar e compreender índices, que combinam dados financeiros para fornecer uma visão mais abrangente do negócio. Por exemplo, receita por funcionário, participação das despesas comerciais sobre o faturamento líquido, etc.
Resumo: Utilize informações simplificadas para receitas e despesas em detrimento de fornecer itens de linha detalhados. Isso torna mais fácil para os membros do conselho se concentrarem no panorama geral e, se desejarem, solicitarem mais informações.
Complemente os seus painéis, tabelas e gráficos com comentários relevantes através de uma seção narrativa. Use a narrativa para destacar itens significativos e explicar variações notáveis entre os números orçados e os reais.
Cronograma: Certifique-se de que os demonstrativos financeiros necessários sejam preparados bem antes das reuniões da diretoria e distribuídos aos membros do conselho pelo menos uma semana antes da reunião para que tenham tempo de analisá-los.
Não informe - Interprete
Concentre-se em exceções e discrepâncias importantes em relação às informações usuais. A equipe de gerenciamento deve destilar os relatórios informativos diários e trazer à tona possíveis problemas e/ou discrepâncias a serem observados nos relatórios do conselho.
Os profissionais de finanças precisam fazer mais do que simplesmente colocar os números corretos na mesa da diretoria. Para agregar valor, eles também devem atuar como consultores estratégicos, explicando o que está por trás das informações e apontando possíveis soluções para quaisquer problemas.
Saiba o que deixar de fora
Os conselhos de administração não devem ser bombardeados com uma quantidade excessiva de detalhes. Não apresente informações que não sejam necessários e relevantes.
Esteja preparado para os detalhes
Apresentar informações resumidas é ótimo, mas ter os detalhes de apoio garantirá que você possa responder com confiança às perguntas que surgirem.
Temas fixos e recorrentes
É crucial que, na fase inicial da reunião do Conselho de Administração, sejam estabelecidos os prazos e os formatos de cada uma das apresentações e demonstrações. Isso contribui para que as preparações sejam objetivas, permitindo o foco dos presentes e prevenindo a dispersão. Dentre os vários temas fixos ou recorrentes que podem ser apresentados e discutidos na na reunião do Conselho de Administração, destacam-se:
a) Temas Financeiros:
Acompanhamento do Desempenho Orçamentário;
Balanço;
Demonstração do Resultado do Exercício - DRE;
Fluxo de Caixa;
Endividamento;
Financiamentos; e
Margens.
b) Temas Comerciais e Mercadológicos:
Participação de Mercado;
Concorrência;
Clientes;
Cobranças; e
Estoques.
c) Temas Operacionais:
Volume e Custo de Produção;
Produtividade;
Carteira de Pedidos;
Investimentos; e
Aspectos Específicos à Atividade da Companhia.
d) Temas Referentes à Implementação da Estratégia:
Acompanhamento dos Planos Estratégicos de Ação; e
Avaliação Periódica de Adequações.
e) Temas Estruturais:
Implementação das Políticas de Recursos Humanos;
Remuneração e Folha de Pagamento;
Avaliação dos Controles Internos; e
Análise de Riscos de Negócio.
Sendo assim, são indicadores, parâmetros e dados que estão presentes em todas as organizações e permitem acompanhar a evolução dos negócios de forma objetiva e integrada a cada reunião.
Luis Valini
16 982380110